Como a NYU Langone resistiu a uma interrupção catastrófica em sua cadeia de suprimentos para manter funcionários e pacientes seguros

Assistência ao paciente

Revista NYU Langone Health, Revista NYU Langone Health, outono de 2020

Para garantir que os EPIs – como este respirador N95 usado por Nina Sacks, RN – atendam aos padrões de qualidade e segurança, os produtos são inspecionados pelos Departamentos de Prevenção e Controle de Infecções e Saúde e Segurança Ambiental antes de serem distribuídos.

Foto: Jonathan Kozowyk

B Em meados de janeiro de 2020, quando o mundo soube que um vírus misterioso estava começando a dominar Wuhan, na China, a liderança da NYU Langone Health reconheceu que a ameaça era dupla. Eventualmente, o vírus poderá muito bem chegar à cidade de Nova Iorque e, se o fizer, as quantidades suficientes de equipamento de proteção individual, ou EPI, necessários para proteger os pacientes e os trabalhadores da linha da frente, poderão não chegar. Com 70% dos EPI do mundo fabricados em Wuhan, a escassez crítica resultante de interrupções ou atrasos pode revelar-se tão perigosa como o próprio vírus.

O desafio de gerir um inventário de EPI recai sobre a Gestão da Cadeia de Abastecimento, cuja equipa de mais de 400 pessoas foi chamada para adquirir, adquirir, distribuir e reabastecer itens cada vez mais escassos a um ritmo cada vez mais rápido. Jacquelyn Marcus, vice-presidente de gerenciamento da cadeia de suprimentos, que ingressou na NYU Langone em 2019, possui ampla experiência em bens de consumo embalados, onde a diversificação de fontes minimiza interrupções de serviço. Ela logo aprendeu, porém, que durante décadas os hospitais usaram um modelo muito diferente. Em vez de armazenar suprimentos, eles tendem a encomendar mercadorias através de um único distribuidor para entregas just-in-time e uso imediato.

A doença do coronavírus (COVID-19) virou esse modelo de cabeça para baixo praticamente da noite para o dia, criando uma demanda global insaciável por coletes corporais clínicos, como respiradores N95, protetores faciais e aventais de isolamento. Normalmente, a Cadeia de Fornecimento compra 99,8% do seu EPI através de um distribuidor médico. Mas a pandemia impôs restrições rigorosas aos hospitais com base no histórico de utilização de materiais. Com a alocação do distribuidor reduzida para 9,25% na primavera passada, a Supply Chain teve que localizar outras fontes. Rápido. “Não havia um roteiro para isso”, diz Marcus.

Reconhecendo já em janeiro que as interrupções no fornecimento colocariam em risco a segurança dos pacientes e dos funcionários, Daniel J. Widawsky, vice-presidente executivo e vice-reitor, diretor financeiro, fez uma pergunta importante a Mark Pollard, vice-presidente de operações hospitalares: “Quais são os principais 12 coisas que terão maior demanda?” Os líderes clínicos identificaram itens essenciais como luvas de exame, fluidos intravenosos (IV), cateteres e toalhetes desinfetantes. “Sem lenços umedecidos, por exemplo, os espaços clínicos não funcionam”, observa Marcus. “Analisamos cerca de 120 itens diferentes e fizemos algumas compras proativas que nos colocaram em uma posição muito melhor.”

À medida que o número de casos aumentava na primavera passada, Marcus e a sua equipa tiveram de encontrar fornecedores que cumprissem não só os requisitos da Food and Drug Administration (FDA) dos EUA, mas também as especificações de qualidade da NYU Langone, à medida que EPI de qualidade inferior e falsificados começaram a inundar o mercado. “Retiramos produtos de todos os cantos da Terra”, diz Widawsky. “Estávamos sempre um passo à frente, sempre olhando para o outro lado. Tudo se resumia a agilidade, execução e músculos.” Ao escolher os fornecedores estrategicamente e distribuir os pedidos, explica Marcus, a cadeia de suprimentos “não precisava colocar todos os ovos na mesma cesta”. Antes da distribuição dos produtos, eles foram inspecionados pelas áreas de Prevenção e Controle de Infecções e Saúde e Segurança Ambiental. “Não íamos comprometer a segurança”, diz Marcus.

Muitas das lições aprendidas estão orientando a equipe de gestão da Supply Chain à medida que reformulam sua estratégia de longo prazo. “Trabalhamos muito para encontrar fábricas fora da China”, diz Marcus, “então nosso cenário agora inclui múltiplas fontes”. Em parceria com o Desenvolvimento e Instalações Imobiliárias, a Supply Chain triplicou a sua capacidade de armazenamento para 150.000 pés quadrados, permitindo o armazenamento de 3 a 6 meses de suprimentos críticos. Se necessário, os EPIs podem ser transportados para nossos hospitais no mesmo dia em que forem necessários. Ao todo, a Supply Chain recebeu mais de 1.500 leads de produtos, mas apenas 34 foram aprovados. “Não tivemos suprimentos fraudulentos e nenhum problema de qualidade ou segurança”, diz Marcus, “o que é algo de que todos estamos muito orgulhosos”.